Elektroniczne zarządzanie dokumentami w urzędach

Oferowane przez nas rozwiązanie to system zarządzania dokumentacją, wspomagający i usprawniający jej obieg w dowolnym urzędzie. Ponadto istnieje możliwość wykorzystania jego umiejętności bycia podstawowym bądź też wspomagającym systemem kancelaryjnym, mającym pełną obsługę składów chronologicznych oraz archiwum zakładowego. 

Co cechuje nasz system? 

Jaki jest system zarządzania dokumentacją, który oferujemy? 

• Pomocny – doskonale usprawnia pracę w urzędzie, 
• Nieskomplikowany – daje gwarancję łatwej obsługi, 
• Dobrze zorganizowany – zapewnia standaryzację i automatyzację pracy urzędu, 
• Czujny – dba o bezpieczeństwo gromadzonych w urzędzie danych. 

Usprawnienie pracy w urzędzie 

Decydując się na nasze usługi w zakresie elektronicznego zarządzania dokumentami w urzędach, wybierają Państwo zestaw rozwiązań, które bezpośrednio przyczynią się do usprawnienia pracy w urzędzie. Z pomocą tego systemu zarządzania można zapanować nad dokumentacją i zyskać ekspresowy dostęp do danych, których pracownicy urzędu potrzebują w danym momencie. Dzięki wdrożonemu systemowi można monitorować pracę oraz terminowość załatwiania poszczególnych spraw. Ponadto istnieje funkcja wielokrotnego używania informacji, która już raz została wprowadzona. 

Wszystko to w połączeniu z pomocą naszych specjalistów, którzy zajmą się wdrożeniem systemu tak, aby cały proces przebiegł sprawnie i obył się bez błędów i komplikacji, wygeneruje wysoką jakość wdrożonego obiegu dokumentów, a co za tym idzie najwyższy standard obsługi klientów, a także znaczną oszczędność czasu pracy pracowników instytucji. 

System, którego obsługa jest czystą przyjemnością 

Szukając najlepszego systemu zarządzania dokumentacją dla urzędu, warto zwrócić uwagę na to, jaki jest stopień trudności obsługiwania poszczególnych opcji. W przypadku rozwiązania, które proponujemy, obsługa jest… dziecinnie prosta ;). 

Wszystko to dzięki jego: czytelnemu interfejsowi, szybkości i sprawności działania oraz prawidłowemu wykonywaniu zadań. Możemy zapewnić, że proponowany przez nas system można stawiać za przykład wzorcowej funkcjonalności w przypadku systemów o klasie EZD.

Standaryzacja i automatyzacja pracy w urzędzie 

Oferowany przez nas system to prosty sposób na zmniejszenie ilości błędów popełnianych (często nieświadomie) przez pracowników w urzędzie oraz skrócenie czasu, chociażby sprawdzania skrzynki mailowej, czy też publikowania danych na BIP, a to za sprawą funkcji automatycznego publikowania wybranych rejestrów oraz możliwości wielokrotnego wykorzystania informacji, którą wystarczy wpisać tylko raz. Dzięki temu możemy uniknąć czasochłonnego przepisywania danych, a co za tym idzie również zmniejszyć prawdopodobieństwo popełnienia błędu.  

Bezpieczne przechowywanie danych w urzędzie 

Dzięki wielopoziomowemu systemowi zabezpieczeń oraz monitoringowi realizacji zadań, system, który wdrożymy, stanowi gwarancję stuprocentowej kontroli nad wersjonowaniem dokumentów, weryfikacją etapu załatwiania konkretnych spraw, a także nad wszelkimi zastępstwami.  

Warto także nadmienić, iż nasz system jest dostosowany do najnowszych regulacji z zakresu bezpieczeństwa danych (m.in. do wymogów artykułów: 32-36 rozporządzenia Parlamentu Europejskiego i Rady (UE) 2016/679 z 27.4.2016 r. w sprawie ochrony osób fizycznych w związku z przetwarzaniem danych osobowych i w sprawie swobodnego przepływu takich danych oraz uchylenia dyrektywy 95/46/WE (ogólne rozporządzenie o ochronie danych -RODO). 

Coś jest niejasne? 

Jeśli chcieliby Państwo porozmawiać z naszymi fachowcami – prosimy o kontakt! Postaramy się udzielić merytorycznych odpowiedzi na nurtujące pytania.