Prosty język a dostępność cyfrowa – przewodnik dla redaktorów treści

Jedną z zasad standardu dostępności treści internetowych WCAG (Web Content Accessibility Guidelines) jest zrozumiałość. Oznacza to, że teksty publikowane w internecie powinny być zrozumiałe dla wszystkich odbiorców, także seniorów, osób z niepełnosprawnością czy użytkowników z trudnościami poznawczymi. Dla wielu redaktorów i autorów treści oznacza to konieczność zmiany dotychczasowych przyzwyczajeń. 

Tematem prostego języka powinni zainteresować się zwłaszcza pracownicy instytucji publicznych, redaktorzy stron internetowych, specjaliści do spraw UX/UI (User Experience/User Interface) oraz autorzy dokumentów urzędowych. To właśnie oni mają realny wpływ na to, czy komunikaty są zrozumiałe dla każdego odbiorcy. 

Co to jest prosty język?

Prosty język to sposób komunikacji, który ułatwia szybkie znalezienie informacji, zrozumienie jej i skuteczne wykorzystanie. Jest to szczególnie ważne w komunikacji publicznej, gdzie celem jest dotarcie do jak najszerszego grona odbiorców. 

Definicja

Zgodnie z definicją Ministerstwa Cyfryzacji, „prosty język oznacza zamianę skomplikowanych, formalnych tekstów na język zrozumiały dla odbiorców.” Podobnie definiuje go międzynarodowa organizacja Plain Language Europe. Podkreśla, że prosty język to standard językowy zalecany w tekstach dla masowego odbiorcy.

Do kogo skierowane są te zasady?

Prosty język ułatwia zrozumienie przekazu każdemu użytkownikowi. Jest jednak szczególnie ważny dla osób z niepełnosprawnościami poznawczymi, seniorów oraz cudzoziemców. Dobrze napisana, zrozumiała treść ułatwia dostęp do informacji i sprawia, że komunikacja staje się bardziej otwarta i równa dla wszystkich. Stosowanie prostego języka powoduje, że nikt nie czuje się wykluczony. 

Dlaczego warto pisać prostym językiem?

Prosty język wspiera zgodność z przepisami dotyczącymi dostępności cyfrowej. Polskie i unijne wytyczne nakładają obowiązek zapewniania dostępnych produktów i usług. Chodzi o zapewnienie odpowiednich rozwiązań technicznych i tworzenie zrozumiałych komunikatów. Należy publikować dostępne treści w serwisach internetowych, dokumentach czy mediach społecznościowych. 

Prosty język poprawia też wizerunek instytucji. Pokazuje, że jest ona przyjazna i otwarta. Dobrze skonstruowana treść zmniejsza liczbę błędnych interpretacji, co przekłada się na efektywniejszą komunikację i oszczędność czasu po obu stronach. 

Prosty język – zasady i dobre praktyki

Stosowanie prostego języka to nie tylko kwestia stylu. Wymaga przemyślanego podejścia do tworzenia treści. Poniżej przedstawiamy, na co powinien zwracać uwagę każdy redaktor treści. 

Używaj krótkich zdań

Krótkie zdania, zawierające maksymalnie 15–20 słów, są łatwiejsze do zrozumienia. Warto unikać zdań wielokrotnie złożonych. Mogą wprowadzać zamieszanie i utrudniać odbiór informacji. 

Zamiast pisać w takiej formie: 

„W przypadku wystąpienia jakichkolwiek trudności związanych z realizacją procedury postępowania aplikacyjnego należy niezwłocznie skontaktować się z organem, który rozpatruje zgłoszone nieprawidłowości.” 

Lepiej napisz: 

„Jeśli pojawią się trudności, należy skontaktować się z instytucją XYZ.” 

Stosuj powszechnie znane słowa

Używanie codziennych, zrozumiałych słów znacząco zwiększa przystępność tekstu. Fachowe określenia i skomplikowane terminy nie tylko utrudniają odbiór, ale mogą również wykluczyć osoby spoza danej branży. 

Zamiast pisać w takiej formie: 

„Procedura rejestracji powinna zostać zainicjowana niezwłocznie po otrzymaniu stosownej korespondencji.” 

Lepiej napisz:

„Rejestrację należy rozpocząć od razu po otrzymaniu pisma.”

Unikaj urzędniczego żargonu i skrótów

Język urzędowy i skróty bywają niezrozumiałe nawet dla osób z wyższym wykształceniem, w pełni sprawnych. Utrudniają czytanie i mogą prowadzić do błędnych decyzji. Jeżeli skrót jest konieczny, należy rozwinąć go przy pierwszym użyciu. W przypadku trudnych pojęć, warto wyjaśnić ich znaczenie prostymi słowami. 

Zamiast pisać w takiej formie: 

„Podatnik może złożyć wniosek o MPP w przypadku transakcji powyżej progu ustawowego.”

Lepiej napisz:

„Podatnik może złożyć wniosek o mechanizm podzielonej płatności, jeśli wartość transakcji przekracza określony w ustawie próg.”

Zadbaj o przejrzystą strukturę treści

Dobrze zaprojektowana struktura tekstu ułatwia jego przyswojenie. Jasne nagłówki, wyraźne akapity i odpowiednie odstępy pomagają odnaleźć potrzebne informacje. Zasada „jedna myśl – jeden akapit” prowadzi odbiorcę krok po kroku przez temat. 

Pisz w stronie czynnej 

Strona czynna sprawia, że tekst jest bardziej naturalny, dynamiczny i bezpośredni. Odbiorca łatwiej rozpoznaje, kto wykonuje daną czynność, co zwiększa przejrzystość przekazu. 

Zamiast pisać w takiej formie: 

„Formularz został przesłany drogą elektroniczną.” 

Lepiej napisz:

„Przesłaliśmy formularz e-mailem.”

Zadbaj o logiczną kolejność informacji 

Informacje warto układać w logiczny, uporządkowany sposób. Najpierw należy przedstawić to, co najważniejsze (konkretny komunikat lub działanie), a dopiero potem szczegóły, uzasadnienia i kontekst. Dzięki temu tekst staje się intuicyjny i łatwiejszy do czytania. 

Przykłady dobrej i złej praktyki

Zbyt skomplikowany język to częsty problem w komunikatach urzędów i instytucji publicznych. Teksty te często zawierają trudne konstrukcje, specjalistyczne słownictwo i skróty, które nie są wyjaśnione. W efekcie osoba, która potrzebuje konkretnej informacji, może nie zrozumieć, co dokładnie ma zrobić lub jakie ma prawa. Oto popularne przykłady niezrozumiałych sformułowań: 

• „W przypadku braku uiszczenia należności wynikającej z decyzji administracyjnej, zostanie wszczęte postępowanie egzekucyjne.” 

Co jest nie tak? 
Twórca komunikatu użył strony biernej („zostanie wszczęte”), niejasnego języka i zbyt formalnych słów („uiszczenie”, „postępowanie egzekucyjne”). 

Lepiej napisz: 
„Jeśli opłata nie zostanie zapłacona, urząd rozpocznie procedurę odzyskania należności.” 

• „Podmiotowi określonemu w § 7 ust. 3 rozporządzenia XYZ przysługuje możliwość wniesienia odwołania w terminie 14 dni od daty doręczenia niniejszej decyzji.” 

Co jest nie tak? 
Bezosobowy język („podmiotowi przysługuje możliwość”), urzędowy ton, zbyt długie zdanie. 

Lepiej napisz: 
„Osoba, która otrzymała decyzję, może się od niej odwołać w ciągu 14 dni od daty doręczenia.” 

Jak wdrażać prosty język w instytucji? 

Wdrażanie prostego języka w instytucji to proces, który wymaga czasu. Osoby zajmujące się tworzeniem tekstów powinny rozpocząć od szkoleń dla redaktorów treści WCAG. 

Kolejnym krokiem jest stosowanie checklist redakcyjnych. To listy kontrolne pomagające sprawdzić, czy tekst spełnia podstawowe zasady prostego języka. Taka checklista może zawierać pytania, na przykład: „Czy zdania są krótkie?”, „Czy nie ma trudnych słów lub skrótów?”. 

Warto także prowadzić konsultacje z osobami, które będą korzystać z serwisu czy aplikacji. Mogą one wskazać, co jest dla nich zbyt skomplikowane. Dobrym uzupełnieniem takich konsultacji są testy zrozumiałości i rozmowy z ekspertami do spraw dostępności. 

Prosty język a WCAG i dostępność cyfrowa

W Polsce wymagania dotyczące dostępności wynikają m.in. z Ustawy o dostępności cyfrowej stron internetowych i aplikacji mobilnych podmiotów publicznych. Dokument zobowiązuje urzędy i instytucje publiczne do tworzenia stron internetowych i aplikacji, z których każdy może łatwo korzystać. Jedną z czterech zasad dostępności jest zrozumiałość treści. Dlatego w interesie podmiotów publicznych powinno być dbanie o sposób komunikacji. 

Pisanie prostym językiem to nie tylko dobra praktyka, ale też ważny element tworzenia dostępnych treści. Przejrzyste i zrozumiałe komunikaty pomagają dotrzeć do każdego użytkownika – niezależnie od jego wieku, poziomu wykształcenia czy stanu zdrowia. Zadaniem redaktorów treści jest pisanie w sposób jasny i zrozumiały. To oznacza m.in. unikanie skomplikowanych zdań, trudnych słów i specjalistycznego języka. 

Źródła: 

https://www.gov.pl/web/cyfryzacja/prosty-jezyk

https://www.gov.pl/web/sluzbacywilna/prosty-jezyk

https://www.gov.pl/web/dostepnosc-cyfrowa/prosty-jezyk

https://isap.sejm.gov.pl/isap.nsf/DocDetails.xsp?id=WDU20190000848