Przewodnik po narzędziach wspierających tworzenie dostępnych dokumentów cyfrowych

Dostępność dokumentów cyfrowych to nie tylko kwestia zgodności z przepisami. To przede wszystkim sposób na to, by każdy – niezależnie od sprawności, wieku czy sposobu korzystania z technologii – mógł zapoznać się z treścią dokumentu. Dlatego poniżej przygotowaliśmy praktyczny przewodnik, pokazujący krok po kroku, jak tworzyć dokumenty dostępne cyfrowo. Omawiamy przykłady narzędzi, które mogą ułatwić pracę. 

Zgodnie z ustawą o dostępności cyfrowej i wymaganiami WCAG, podmioty publiczne mają obowiązek zapewnić, że publikowane dokumenty (w tym pliki PDF, DOCX, ODT) są dostępne dla wszystkich użytkowników. W praktyce oznacza to konieczność zadbania o strukturę, czytelność, alternatywne opisy oraz poprawną konwersję do formatu końcowego. Nie zawsze jest to łatwe, ponieważ w użyciu są różne wersje dokumentów cyfrowych. Duże wyzwanie spoczywa przede wszystkim na urzędach i instytucjach publicznych, które muszą zajmować się archiwizacją i digitalizacją dokumentów. 

Krok 1. Planowanie i przygotowanie dostępnych cyfrowo treści 

Tworzenie dostępnego pliku tekstowego zaczyna się jeszcze zanim powstanie pierwsze zdanie. Najważniejsze to zaplanować strukturę dokumentu: nagłówki, spis treści, logiczną kolejność informacji. To ułatwi nawigację, zwłaszcza użytkownikom korzystającym z czytników ekranu. 

Warto też zwrócić uwagę na język. Dokument powinien być napisany w sposób zrozumiały, przyjazny, prosty i czytelny. Krótkie zdania, jasne słowa, unikanie skrótów – to podstawy dostępnej komunikacji. Więcej wskazówek językowych znajdziesz w naszym przewodniku dla redaktorów treści o zasadach prostego języka. 

Przykładowe narzędzie: Logios

Logios to darmowe narzędzie online, które analizuje tekst pod kątem zrozumiałości i długości zdań. Sprawdza, czy nie stosujesz zbyt skomplikowanych konstrukcji lub trudnych terminów. Nie tyko wskazuje miejsca do poprawy, ale sygnalizuje możliwe rozwiązania wraz z przykładami. 

Narzędzie Redaktor Logios 

 

Jeśli przygotowujesz informację dla mieszkańców lub komunikat urzędowy, wklej napisany tekst do redaktora Logios. Określ, czym jest przesłany komunikat (np. dokumentem, mailem, treścią na stronę) i wybierz styl (np. urzędowy, prasowy). Po analizie narzędzie zaznaczy fragmenty, które mogą być niezrozumiałe. Dzięki temu możesz szybko poprawić język, zanim dokument trafi do publikacji w BIP lub na stronie internetowej.

Przykład analizy w Redaktorze Logios 

Krok 2. Tworzenie dostępnych treści wizualnych 

Kiedy struktura i treść są gotowe, czas na elementy wizualne: obrazy, wykresy, tabele. Każdy z nich powinien być opisany tak, by osoba niewidoma lub korzystająca z czytnika ekranu mogła zrozumieć ich znaczenie. 

Przykładowe narzędzie: Alttext.ai 

To narzędzie oparte na sztucznej inteligencji, które automatycznie generuje opisy alternatywne do obrazów. 

Podczas opracowywania raportu z wieloma zdjęciami możesz przesłać pliki do Alttext.ai. W kilka sekund otrzymasz propozycje tekstów alternatywnych, które później możesz dopracować ręcznie. To ogromna oszczędność czasu przy publikacjach zawierających wiele grafik, zdjęć czy wizualizacji danych. Na poniższych przykładzie poprosiliśmy o stworzenie opisu alternatywnego do wykresu przedstawiającego respondentów w badaniu Ministerstwa Cyfryzacji dotyczącym cyberbezpieczeństwa.

Generowanie opisów alternatywnych w Alttext.ai 

 

Alttext.ai tworzy opisy w języku angielskim, ale można je bez problemu przetłumaczyć, korzystając z powszechnie dostępnych translatorów online. Wygenerowany opis do załączonego wykresu w języku polskim brzmi następująco: 

„Wykres pierścieniowy pokazuje, że 81% respondentów to małe przedsiębiorstwa, a 19% to średnie. Źródło: analiza IBC Advisory S.A. na podstawie badania CAWI.” 

Ważne, aby opis alternatywny do wykresów, tabel czy infografik zawierał informacje tekstowe, które znajdują się w treści. Stworzony atrybut alt spełnia to kryterium. 

Krok 3. Sprawdzenie kontrastu grafik 

Wszelkie grafiki, wykresy czy infografiki warto zweryfikować pod kątem dostępności dla osób z niepełnosprawnościami wzroku — nie tylko niewidomych i niedowidzących, ale także osób z różnymi formami zaburzeń rozpoznawania barw, takimi jak daltonizm, protanopia, deuteranopia czy tritanopia. 

Przykładowe narzędzie: Asada Web 

Do takiej analizy świetnie sprawdza się narzędzie Asada Web, które symuluje sposób postrzegania kolorów przez osoby z wymienionymi przypadłościami. Po wgraniu grafiki narzędzie pokazuje, jak wygląda ona w poszczególnych trybach widzenia barw. Dzięki temu możesz sprawdzić, czy wszystkie elementy (zwłaszcza teksty, wykresy i oznaczenia kolorystyczne) są czytelne i mają odpowiedni kontrast. Na poniższym przykładzie sprawdziliśmy pod tym kątem grafikę główną do jednego z naszych wcześniejszych artykułów blogowych. 

Analiza widoczności grafiki z Asada Web 

 

Jeśli w widoku symulacji część treści byłaby nieczytelna, to sygnał, że warto wprowadzić poprawki: zwiększyć kontrast, zmienić kolory, dodać tekstowe etykiety lub użyć czcionki o większej grubości. Takie działania pozwalają zapewnić, że grafika pozostanie zrozumiała dla wszystkich odbiorców – niezależnie od sposobu, w jaki postrzegają kolory. 

Krok 4. Całościowa weryfikacja dokumentu MS Word 

Poprawny tekst zgodny z zasadami prostego języka, grafiki sprawdzone pod kątem widoczności czy wykresy z odpowiednimi atrybutami alt to nie wszystko. Kluczowe jest jeszcze odpowiednie połączenie tych elementów w spójną całość. Trzeba pamiętać o przejrzystej strukturze dokumentu, właściwej kolejności nagłówków oraz opisaniu linków źródłowych. Dlatego przed konwersją warto użyć narzędzi takich jak „Sprawdź ułatwienia dostępu” (funkcja dostępna m.in. w programie Microsoft Word). 

Przykładowe narzędzie: Microsoft Word 

Funkcja „Sprawdź ułatwienia dostępu” w Microsoft Word analizuje dokument i wskazuje błędy, które mogą utrudnić jego odczytanie przez osoby korzystające z technologii wspomagających, takich jak czytniki ekranu. Narzędzie tworzy listę problemów wraz z krótkim opisem, jak je poprawić. 

Typowe komunikaty, które może wykryć Word, to m.in.: 

• brak tekstów alternatywnych przy obrazach lub wykresach, 

• niewłaściwa kolejność nagłówków (np. pominięcie poziomu H2), 

• użycie nieopisowych linków (np. „kliknij tutaj”), 

• zbyt niski kontrast kolorów między tekstem a tłem, 

• brak tytułu dokumentu lub języka głównego. 

Funkcja „Sprawdź ułatwienia dostępu” 

 

Aby skorzystać z tej funkcji, otwórz dokument w programie Microsoft Word, a następnie z górnego menu wybierz opcję Recenzja → Sprawdź ułatwienia dostępu. Po chwili po prawej stronie ekranu pojawi się panel z listą błędów i ostrzeżeń dotyczących dostępności dokumentu. Każdy komunikat zawiera krótki opis problemu oraz wskazówkę, jak go naprawić. Wystarczy kliknąć wybrany błąd, aby program automatycznie przeniósł Cię do fragmentu wymagającego poprawy. Regularne korzystanie z tej funkcji pozwala szybko wyłapać błędy jeszcze na etapie tworzenia dokumentu, zanim trafi on do konwersji na format PDF. 

Krok 5. Eksport i walidacja pliku PDF 

Konwersja pliku do dokumentu PDF to moment, w którym najłatwiej utracić dostępność cyfrową. Warto więc upewnić się, że plik jest zapisany z aktywnymi znacznikami struktury, opisami alternatywnymi i poprawnymi metadanymi. 

Przykładowe narzędzie: AxesCheck 

Narzędzie analizuje pliki PDF pod kątem zgodności z wymaganiami WCAG i PDF/UA.
Po eksportowaniu dokumentu z Worda do PDF wgraj go do axesCheck. Narzędzie pokaże, czy nagłówki mają prawidłową hierarchię, czy wszystkie obrazy mają tekst alternatywny i czy dokument jest poprawnie otagowany. Przeanalizuje treść pod kątem kluczowych zasad dostępności cyfrowej. 

Raport dostępności PDF w AxesCheck 

 

Krok 6. Archiwizacja i utrzymanie dostępności 

Stworzenie dostępnego dokumentu to nie koniec procesu. Dostępność trzeba utrzymywać także po publikacji. 

Warto przechowywać dostępne wersje źródłowe (np. DOCX, ODT), aby w razie potrzeby wprowadzić poprawki. Dobrym rozwiązaniem jest okresowa kontrola dokumentów w BIP lub repozytoriach urzędowych. 

Regularne audyty pomagają upewnić się, że nowe i archiwalne pliki spełniają wymogi dostępności. Możesz zrealizować audyt dostępności cyfrowej dokumentów z wykorzystaniem narzędzia do monitoringu SAT.

Panel platformy SAT

 

Szkolenia i wsparcie ekspertów 

Dostępność cyfrowa dokumentów tekstowych to obszar, który zyskuje na znaczeniu. Zwłaszcza w przypadku urzędów, na których spoczywa obowiązek przygotowywania treści przyjaznych dla osób ze szczególnymi potrzebami. Samodzielne opanowanie wszystkich wymagań WCAG bywa trudne, zwłaszcza przy dużej liczbie dokumentów lub złożonych publikacjach. Dlatego coraz większe znaczenie mają praktyczne formy nauki – szkolenia i webinary. 

W GrupaWW GovTech znajdziesz szkolenia z dostępności cyfrowej dla redaktorów treści – skierowane m.in. do pracowników instytucji publicznych i osób odpowiedzialnych za komunikację. Szkolenia uczą, jak w prosty sposób tworzyć, weryfikować i publikować dokumenty zgodne z WCAG i wymaganiami PAD. W ich trakcie przedstawiamy przydatne narzędzia, które pomagają usprawniać działania na rzecz dostępności. 

 

Źródła: 

https://www.gov.pl/web/dostepnosc-cyfrowa/jak-tworzyc-dostepne-dokumenty-tekstowe-w-edytorze-ms-word  

https://epale.ec.europa.eu/pl/blog/jak-tworzyc-dokumenty-dostepne-cyfrowo 

https://docs.uci.pb.edu.pl/dostepnosc/dostepnosc.html#3.1