Zamówienia publiczne – jak ocenić ofertę wykonawcy pod kątem dostępności?

W zamówieniach publicznych coraz częściej to nie brak zapisów w dokumentacji powoduje problem. Zwykle podmioty publiczne wiedzą już, że dostępność trzeba uwzględnić w postępowaniu. Trudność zaczyna się później, gdy przychodzi czas na ocenę oferty. Wtedy trzeba ustalić, czy wykonawca rzeczywiście oferuje rozwiązanie w pełni dostępne. W jaki sposób dokonać takiej analizy? 

Wyzwanie dla podmiotów realizujących zamówienia publiczne jest duże. Obowiązuje wiele polskich i międzynarodowych standardów, które bezpośrednio wpływają na wytyczne, które powinna spełniać oferta. Nie w każdym zespole jest ekspert, który samodzielnie jest w stanie przeanalizować przepisy i wydać ekspertyzę. 

Dostępność w zamówieniach publicznych – z czego wynika?

Dostępność w postępowaniach nie jest dobrą praktyką „na plus”, ale obowiązkiem wynikającym z prawa. Podstawą jest Prawo zamówień publicznych. Zgodnie z art. 100 ust. 1 Pzp, jeżeli przedmiot zamówienia jest przeznaczony do użytku osób fizycznych, w tym pracowników zamawiającego, opis przedmiotu zamówienia powinien uwzględniać wymagania w zakresie dostępności dla osób z niepełnosprawnościami oraz projektowania z przeznaczeniem dla wszystkich użytkowników. 

W przypadku zamówień dotyczących przestrzeni, budynków, infrastruktury i obsługi w miejscu fizycznym ważna jest również ustawa z 19 lipca 2019 r. o zapewnianiu dostępności osobom ze szczególnymi potrzebami. Szczególne znaczenie ma tu art. 6, który określa minimalne wymagania w zakresie dostępności architektonicznej oraz informacyjno-komunikacyjnej. 

Jeżeli przedmiotem postępowania są strony internetowe, aplikacje, systemy elektroniczne, formularze lub inne usługi cyfrowe, zastosowanie ma także ustawa z 4 kwietnia 2019 r. o dostępności cyfrowej stron internetowych i aplikacji mobilnych podmiotów publicznych. W praktyce oznacza to konieczność odnoszenia się do wymagań WCAG oraz normy EN 301 549. 

Dostępność trzeba ocenić, a nie tylko wpisać do dokumentacji 

Zamawiający często są świadomi, że dostępność trzeba opisać w SWZ lub OPZ. To ważny krok, ale niewystarczający. Jeżeli na etapie oceny ofert nie sprawdzi się, czy wykonawca realnie odpowiada na te wymagania, zapisy pozostaną tylko deklaracją. 

W praktyce nie wystarczy, że wykonawca napisze, że rozwiązanie jest zgodne z wymaganiami dostępności. Zamawiający powinien sprawdzić, czy oferta pokazuje tę zgodność w sposób konkretny i możliwy do zweryfikowania. 

 

W zamówieniach publicznych największe ryzyko pojawia się wtedy, gdy zamawiający bez jakiejkolwiek analizy uznaje deklarację wykonawcy za dowód. Dostępność trzeba potwierdzić w praktyce, a nie tylko odczytać z opisu oferty.

Zamówienia publiczne – jakie są częste błędy?

Jednym z najczęstszych błędów jest zbyt ogólny opis wymagań. Jeżeli dokumentacja zawiera wyłącznie sformułowanie, że rozwiązanie ma być dostępne, bez wskazania parametrów, sposobu weryfikacji i dowodów, późniejsza ocena staje się bardzo trudna. 

Drugim błędem jest brak żądania konkretnych dokumentów weryfikujących zgodność. W praktyce zamówienia publiczne często zawierają wymagania, ale nie określają, w jaki sposób wykonawca ma potwierdzić ich spełnienie. Bez raportów, kart technicznych, wyników testów, audytów, próbek lub wersji demonstracyjnych zamawiający nie jest w stanie dokonać oceny.

Popularny błąd to brak analizy wpływu dodatkowych elementów na dostępność. W przypadku infrastruktury może to być wyposażenie windy lub recepcji, które ogranicza użyteczność. W kontekście zamówień cyfrowych będą to integracje z płatnościami, systemem logowania albo modułem dokumentów PDF. 

Wiąże się to też z analizowaniem wyłącznie pojedynczego komponentu zamiast całej ścieżki użytkownika. Formularz może wyglądać poprawnie, ale być trudny do obsługi. Terminal może mieć właściwą wysokość, ale niedostępne dojście. 

Lista kontrola – co zamawiający powinien sprawdzić w ofercie?

To, co trzeba sprawdzić, zależy od rodzaju zamówienia publicznego. Inaczej wygląda analiza oferty na aplikację albo stronę internetową, a inaczej analiza oferty na windę, terminal, oznakowanie czy punkt obsługi. Mimo to można wskazać cztery stałe obszary, które warto ocenić zawsze: zgodność z dokumentacją, parametry techniczne, techniczną weryfikację oraz funkcjonalność.

Zgodność z dokumentacją postępowania 

W zamówieniach publicznych punktem wyjścia zawsze jest być zgodność z tym, co zapisano w dokumentacji postępowania. Jeżeli zamawiający wskazuje konkretne wymagania dotyczące dostępności, oferta powinna odpowiadać na nie wprost. Nie wystarczy ogólne zapewnienie, że rozwiązanie będzie zgodne z prawem albo z wymaganiami zamawiającego.

Na tym etapie trzeba sprawdzić, czy wykonawca nie pominął części parametrów lub funkcjonalności. W dobrze prowadzonych postępowaniach to właśnie zgodność z dokumentacją stanowi pierwszy i podstawowy filtr oceny. 

Parametry techniczne 

Na etapie analizy technicznej liczy się szczegół. W zależności od przedmiotu zamówienia będą to na przykład wymiary, kontrast, kompatybilność, obsługa klawiaturą, etykiety, komunikaty, oznaczenia czy przestrzeń manewrowa. 

Najważniejsze pytania brzmią: 

• czy parametry są mierzalne,  

• czy można je realnie zweryfikować,  

• czy wykonawca nie pomija parametrów granicznych,  

• czy oferta obejmuje wszystkie elementy wpływające na dostępność. 

Funkcjonalność 

Zamawiający powinien ustalić, czy użytkownik końcowy naprawdę będzie mógł z rozwiązania skorzystać samodzielnie i bezpiecznie. 

Doradztwo w przetargach pozwala wykryć wszelkie uchybienia, których pozornie może nie widać na wcześniejszym etapie analizy. Dla przykładu, podczas weryfikacji parametrów windy często wydaje się, że projekt spełnia wytyczne normy PN-EN 81-70 dotyczące minimalnych wymiarów (według dokumentacji ma 1100 mm szerokości i 1400 mm głębokości). W praktyce może jednak okazać się, że po zamontowaniu składanego siedziska przestrzeń manewrowa się zmniejszy. Tym samym osoba na wózku nie będzie w stanie wsiąść do windy. Rozwiązania nie będzie zatem funkcjonalne. 

Adrian Ślęzak wskazuje podobne problemy w kontekście dostępności cyfrowej e-commerce: 

Na etapie oceny oferty może się wydawać, że serwis internetowy spełnia wymagania WCAG 2.1 i jest funkcjonalny dla każdego. Zadbano o odpowiedni kontrast, logiczną strukturę nagłówków czy obsługę klawiaturą. Wszystkie techniczne aspekty są dokładnie opisane w odniesieniu do konkretnych kryteriów oceny. Oferta nie wspomina natomiast o zintegrowaniu sklepu z zewnętrznym systemem płatności zgodnym z WCAG. Przez to końcowy etap zakupu może stać się niedostępny dla użytkownika z niepełnosprawnością. Na przykład fokus znika w oknie płatności albo przycisk potwierdzenia transakcji nie ma poprawnej etykiety dla czytnika ekranu. W rezultacie użytkownik nie może samodzielnie zakończyć zakupu, choć sama strona internetowa sklepu faktycznie jest dostępna. W tym przypadku zawodzi zewnętrzny dostawca. Tego problemu można jednak uniknąć, jeśli oferta przewiduje dobór takiego rozwiązania, które zapewni pełną funkcjonalność – także na etapie płatności.

Jak oceniać dostępność w zależności od rodzaju zamówienia?

Ocena dostępności zależy od tego, czego dotyczy postępowanie. Inne kryteria będą istotne przy systemach cyfrowych, a inne przy rozwiązaniach architektonicznych i infrastrukturze. Dlatego zamówienia publiczne trzeba analizować zawsze w kontekście konkretnego przedmiotu zamówienia i realnego sposobu korzystania z niego przez użytkownika.

Zamówienia cyfrowe 

Do tej grupy należą strony internetowe, aplikacje, systemy elektroniczne, platformy zakupowe i formularze online. W ich przypadku trzeba zwrócić uwagę na zgodność z WCAG i EN 301 549, ale również na realne procesy: logowanie, zakup, kontakt, formularze, dokumenty i multimedia.  Najlepiej uwzględnić tego typu elementy już na etapie zamawiania dostępnej strony www, aby w trakcie analizy oferty odnieść się do konkretnych założeń.

Ważne jest też sprawdzenie integracji z systemami zewnętrznymi. To właśnie tu bardzo często pojawiają się błędy, które nie były widoczne na poziomie ogólnego opisu rozwiązania.

Zamówienia architektoniczne 

Przy zamówieniach publicznych wind, terminali, oznakowania, recepcji, punktów obsługi czy ciągów komunikacyjnych najważniejsze są: wymiary, dojście, obsługa, elementy sensoryczne i możliwość realnego korzystania z rozwiązania. 

Na tym poziomie nie wystarczy sam katalog producenta. Trzeba sprawdzić, jak rozwiązanie będzie działało po montażu, z wyposażeniem i w docelowej przestrzeni. Dopiero wtedy można ocenić, czy użytkownik rzeczywiście będzie miał zapewniony samodzielny dostęp. 

Doradztwo zamówienia publiczne – kiedy jest potrzebne?

Doradztwo w przetargach pomaga na trzech etapach:

• przy przygotowaniu opisu wymagań,  

• przy analizie ofert,  

• przy odbiorze rozwiązania.  

W ramach doradztwa przy zamówieniach publicznych można uporządkować wymagania, przygotować kryteria oceny, przeanalizować ryzyka i ograniczyć sytuacje, w których zamawiający wybiera ofertę zgodną formalnie, ale problematyczną funkcjonalnie. 

To ważne szczególnie wtedy, gdy postępowanie dotyczy: 

• złożonych systemów cyfrowych,  

• inwestycji architektonicznych,  

• projektów finansowanych ze środków publicznych lub unijnych. 

Dobrze przygotowane zamówienia publiczne powinny prowadzić do wyboru rozwiązania, które jest dostępne nie tylko w opisie, ale też w rzeczywistym użyciu. Właśnie dlatego wsparcie eksperckie na etapie przygotowania i oceny oferty coraz częściej okazuje się nie dodatkiem, ale warunkiem bezpiecznego postępowania.